Toda empresa no Brasil tem obrigações acessórias que devem ser cumpridas para manter a sua regularidade fiscal e evitar penalidades, como multas. São deveres que servem para informar os dados contábeis, tributários e trabalhistas do negócio para os órgãos governamentais.

Por esse motivo, é muito importante que empreendedores e gestores conheçam essas obrigações e saibam como lidar com cada uma delas. Vale ressaltar que os deveres variam conforme o regime tributário da empresa — Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Entenda mais sobre o assunto e confira as principais obrigações acessórias dos negócios em cada um dos enquadramentos tributários no país!

O que são obrigações acessórias?

Obrigações acessórias são deveres administrativos que complementam o pagamento de impostos — outra responsabilidade das empresas no Brasil. Elas consistem na prestação de informações à Receita Federal e outros órgãos por meio de declarações, demonstrativos e documentos.

Se um negócio paga os seus impostos corretamente, mas não cumpre suas obrigações acessórias, ele pode sofrer punições. Logo, é indispensável dar a devida atenção à questão.

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?

Empresas optantes pelo Simples Nacional — incluindo MEIs (microempreendedores individuais) — têm um regime simplificado de apuração e recolhimento de tributos. Porém, a característica não as exclui da necessidade de prestar contas ao Fisco.

Conheça as principais obrigações acessórias dos negócios nesse regime!

PGDAS-D

Mensalmente, empresas do Simples Nacional precisam informar sua receita bruta no PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório). A obrigação serve para apurar os tributos devidos pelo negócio.

A partir da declaração, o programa realiza o cálculo dos impostos a serem pagos e a empresa deve emitir o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

EFD-Reinf

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação que complementa o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Ela substitui a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte). 

Esse dever envolve a declaração de retenções na fonte de contribuições previdenciárias e informações relativas a serviços tomados ou prestados.

Defis

A Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) diz respeito a uma entrega anual que reúne informações contábeis e fiscais de um negócio. Ela é obrigatória para todas as empresas do Simples Nacional, exceto MEIs.

NF-e

A emissão da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é outra obrigação acessória a que as empresas do Simples Nacional devem atender — inclusive MEIs que prestam serviços para pessoas jurídicas. Trata-se de um documento que comprova a realização de um negócio e serve para calcular impostos.

DASN-Simei

A DASN-Simei é a Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual. Como o nome indica, essa é uma obrigação apenas para MEIs e consiste em informar no portal do Simples Nacional qual foi o faturamento bruto do negócio no ano anterior.

Quais são as obrigações acessórias do regime de Lucro Presumido?

Assim como empresas do Simples Nacional, negócios enquadrados no regime do Lucro Presumido devem entregar a EFD-Reinf. Mas, além dessa obrigação, há outros deveres.

Acompanhe os principais!

SPED Fiscal

O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma obrigação aplicável a empresas que comercializam mercadorias e são contribuintes de dois impostos específicos.

São eles:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

DCTF

Por sua vez, a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é um documento que deve ser enviado todo mês sobre tributos federais apurados e pagos pela empresa.

Entre eles, estão:

• IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica);
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• PIS (Programa de Integração Social);
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

EFD-Contribuições

Essa obrigação acessória é uma declaração mensal com informações relativas à apuração do PIS/Pasep e da Cofins não cumulativos. EFD-Contribuições significa Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita, PIS/Pasep e Cofins.

ECF

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é uma obrigação acessória anual utilizada para apuração do IRPJ e da CSLL com base nos dados contábeis da empresa. Vale ressaltar que ela é necessária mesmo quando o negócio não tem imposto a pagar.

ECD 

A ECD (Escrituração Contábil Digital) é obrigatória para empreendimentos que mantêm escrituração contábil regular. Ela envolve negócios que distribuem lucros acima da presunção legal, por exemplo, ou que têm pessoas jurídicas como sócios.

Quais são as obrigações acessórias do regime de Lucro Real?

Empresas optantes pelo regime do Lucro Real estão sujeitas a obrigações acessórias mais completas e técnicas. Por esse motivo, quem se enquadra nessa categoria precisa fazer um acompanhamento contábil ainda mais rigoroso.

Além das mesmas obrigações do Lucro Presumido, incluindo a ECF e ECD, confira outros deveres que os negócios do Lucro Real têm!

SPED Contábil

Envolve a entrega dos livros contábeis da empresa digitalmente, como o Livro Diário e o Livro Razão, com assinaturas digitais do contador e do responsável legal. Trata-se de um sistema que substitui a escrituração em papel por arquivos no ambiente online.

Lalur e LACS

O Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) e o LACS (Livro de Apuração da CSLL) são usados para demonstrar os ajustes fiscais que compõem o lucro tributável e a base de cálculo da CSLL. Eles são essenciais para a apuração correta dos tributos.

Qual é o papel da contabilidade em relação a essas obrigações?

Como você viu, todos os negócios no Brasil têm diferentes obrigações acessórias. Dependendo do setor de atuação, pode haver mais deveres. Nesse sentido, vale saber que a contabilidade é uma grande aliada para lidar com todas essas questões.

O motivo é que ela ajuda a garantir que todas as informações de uma empresa sejam coletadas, organizadas e declaradas corretamente. Dessa maneira, é possível manter negócios em dia com o Fisco e evitar maiores problemas.

Ainda, bons profissionais de contabilidade entendem quais são as obrigações acessórias de uma empresa e se mantêm atualizados sobre elas. Assim, eles ajudam a gestão a cumprir as suas responsabilidades, reduzindo as chances de atrasos, omissões e erros.

Conforme você aprendeu, as obrigações acessórias ajudam a garantir a transparência das operações das empresas no Brasil. Elas servem para evitar sanções e manter negócios em conformidade com a legislação. Portanto, gerencie cada uma delas corretamente.

Deseja complementar seus conhecimentos na área? Conheça o papel do contador na gestão de riscos financeiros de empresas!