Um plano de contas é uma ferramenta usada para a organização financeira de uma empresa. Ele serve como uma base sólida para categorizar e registrar todas as transações, garantindo que os dados sejam apresentados de forma clara e objetiva. 

Inclusive, a não estruturação dele pode trazer problemas para a gestão, sabia? Entre os principais, é possível destacar a dificuldade em analisar os resultados financeiros e identificar áreas críticas para a saúde do negócio. 

Quer saber como estruturar o seu plano de contas? Neste artigo, você entenderá a importância do documento e como criar o seu.

Continue a leitura!

Qual é a importância de um plano de contas?

O plano de contas é utilizado para a organização das finanças, padronizando os processos de registros contábeis. Ele é um importante instrumento para análise de dados financeiros, permitindo encontrar oportunidades de crescimento e áreas que precisam de ajustes. 

Relatórios contábeis, como Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e balanço patrimonial, usam o plano de contas como base para a sua construção. Além disso, com essa camada extra de organização, é possível acompanhar clientes que estejam inadimplentes, por exemplo.

Ainda, o plano de contas tende a ser útil para cumprir obrigações junto a órgãos reguladores — como no Rio de Janeiro, se sua empresa tiver sede no estado. Em eventuais auditorias, ele minimiza as chances de problemas para garantir organização nos registros. 

Como um plano de contas organiza e categoriza movimentações financeiras?

A organização das movimentações financeiras ocorre por meio de uma hierarquia de contas que classifica as transações de acordo com sua natureza. Essa hierarquia pode ser dividida em quatro grupos: ativos, passivos, receitas e despesas.

Os ativos incluem bens e direitos que a empresa possui ou tem a receber. Essas contas representam os recursos disponíveis ou esperados que geram valor para o negócio.

Já os passivos representam as obrigações da empresa, como dívidas e compromissos financeiros assumidos. Exemplos de subcontas nessa categoria incluem fornecedores, empréstimos e salários. Essas contas ajudam a monitorar o que deve ser liquidado.

Por sua vez, as receitas correspondem às entradas financeiras provenientes das operações da empresa, como vendas de produtos ou prestação de serviços. Por último, como o nome sugere, as despesas correspondem aos recursos que saem das contas. 

Como estruturar um plano de contas?

A estruturação de um plano de contas deve ser personalizada conforme as necessidades da empresa. Assim, o primeiro passo é identificar todas as categorias principais de movimentações financeiras que precisam ser registradas.

Após essa categorização inicial, é interessante realizar a subdivisão em níveis hierárquicos, com contas e subcontas que representem detalhadamente as operações financeiras específicas. Por exemplo, na categoria de ativos, podem ser criadas contas como ativo circulante e ativo não circulante. 

Um aspecto relevante é que o plano de contas seja flexível e adaptável às mudanças nas operações da empresa. Isso significa que ele deve permitir a criação de novas contas ou a reestruturação de categorias à medida que a operação cresce.

Outra etapa é integrar o plano de contas com o sistema de gestão financeira ou contábil utilizado pela empresa. A integração garante que todas as transações sejam automaticamente registradas nas contas corretas.

Ao longo deste conteúdo, foi possível entender a importância de um plano de contas para os negócios. Com ele, a empresa ganha em eficiência e capacidade de análise, estando mais preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades de mercado.

Quer aplicar o plano de contas na sua empresa e não sabe por onde começar? Veja como um contador no Rio de Janeiro pode ajudar!